À réception des panels, les participants doivent utiliser le formulaire pour y consigner :

• la bonne réception de tous les échantillons indiqués sur l’avis d’expédition ;
• le fait que ni les flacons ni le colis n’ont été endommagés pendant le transport ;
• si la carboglace s’est évaporée ou si les pains de glace sont décongelés ;
• si les échantillons étaient congelés ;
• tout retard ou problème rencontré lors du dédouanement ou avec le transporteur ;
• toute autre anomalie.

Le lien vers le formulaire d’AR est envoyé aux participants par e-mail.